Как выбрать и оборудовать офис

Создавая фирму или даже общественную организацию, первостепенное внимание уделяют, конечно, юридическим, финансовым моментам, формированию структуры предприятия. Однако подбор офиса не менее значим. Ведь именно по нему будут судить о вас и о вашей деятельности – клиенты (как действующие, так и потенциальные), контрагенты, в какой-то мере даже и проверяющие. Кроме того, удобство управления играет очень важную роль.

Как выбрать качественный и комфортный офис?

Самое главное, это местоположение. До вашей штаб-квартиры должно быть удобно добираться вам самим, работникам и потенциальным клиентам. Возможно, вы заинтересуете людей своими предложениями так, что они будут сотрудничать с вами даже и при самом неудобном расположении офиса. Но если они не смогут добраться до него легко и просто в первый раз, то никакого смысла в этом не будет. Следовательно, первый момент, которому надо уделить внимание – транспортная доступность.

Парковка и городской транспорт.

Учитывайте то обстоятельство, что клиенты будут прибывать к вам различными видами транспорта. Вблизи будущего офиса очень нежелательно наличие улиц, где часто возникают пробки. Следует обратить внимание и на комфортное расположение парковки. Чем ближе она к офису, тем лучше. Поставьте себя на место человека, которому придётся идти за несколько кварталов только для того, чтобы поставить одну или две подписи.

Как бы не ругали городской транспорт (наземный и подземный), во многих случаях он остаётся незаменимым. Многие сотрудники и посетители будут пользоваться им, да и вам, хотя бы время от времени, лучше окажется проехать на автобусе или метро, чем стоять в пробках, особенно из-за надвигающейся непогоды. По опыту известно: если от остановки до цели поездки нельзя добраться пешком за пять минут, большинство людей оказываются этим очень недовольны.

Расположение в городе.

  Следующий шаг – выбор района. Ведь мест с хорошей транспортной доступностью не так уж и мало, а вам надо выбрать какое-то одно из них. Говоря о Москве, то лучшее местоположение, особенно в условиях нынешнего курса валют, а также условий парковки в центре - это между третьим транспортным кольцом и кольцевой автодорогой, т.е. между ТТК и МКАД. Например, очень выгодна аренда офиса в СВАО. Именно там насыщенность транспортом выше всего, удобные и качественные дороги. Именно там будут находиться большинство офисов ваших контрагентов и (потенциальных) клиентов. Конечно, инфраструктура и сеть общественного питания в центральных частях городов куда разнообразнее, но если в формулу подставить переменную "цена аренды", то предлагаемый нами вариант гораздо выгоднее. Кроме того, в центре Москвы практически всегда в рабочие дни пробки - туда сложно заехать и сложно выехать.

Плюсы и минусы "своего" офиса и аренды в деловом центре.

Немного сэкономить на покупке или аренде помещения можно, если предпочесть цокольные ярусы зданий и этажи начиная со второго. Оборудовав или приобретя индивидуальный офис, придётся смириться с довольно высокими расходами. Зато вы получаете возможность круглосуточного доступа. Плата за коммунальные услуги будет ощутимо выше, чем в бизнес-центрах, где она «раскидывается» понемногу на каждого из арендаторов. Ещё – в индивидуальном офисе на ваши плечи лягут и все расходы по обеспечению безопасности. Тогда как в деловых центрах охрана работает круглосуточно.

Что нужно знать.

  В любом случае, требования к офисному помещению стандартны. Точнее, они расписаны в санитарных нормах и правилах. Согласно им, на каждого штатного сотрудника должно приходиться как минимум четыре с половиной квадратных метра общей площади. Но простое умножение не позволит, однако, точно вычислить требуемый метраж. Ведь обязательно нужны гардеробные стойки, тумбы с оргтехникой, места хранения документов, сейфы, санитарный узел. Тем, кто только приступает к коммерческой деятельности, целесообразно не покупать офис, а арендовать его. В этом случае вы можете точно узнать о достоинствах и недостатках конкретного места на личном опыте. Приобретая недвижимость для штаб-квартиры организации, вы омертвляете значительные денежные средства. Этот вариант хорош тогда, когда предприятие уже наберёт обороты. Если офисное помещение нужно вам только время от времени, в моменты наивысшей нагрузки – можно пользоваться такой услугой, как «офис на час», постепенно распространяющейся в российских городах. Всем, кроме досконально разбирающихся в аренде и покупке недвижимости, целесообразно покупать и снимать офисы при помощи риелторов либо напрямую у собственников. Они досконально знают все правовые тонкости, уловки, маскирующие те или иные технические дефекты и т.д.

Как оборудовать офис.

  Когда вы определились с выбором помещения вам предстоит, если не ремонт, то оборудование офиса точно. Как же иначе, ведь это не только место, где сотрудники будут проводить огромное количество времени вместе за работой, но и как бы это банально ни звучало, лицо компании. Некоторые компании для создания уютной и положительной атмосферы совсем не жалеют денег на отделку офиса, а другие, не совсем крупные конторы стараются максимально сэкономить. Для того чтобы офис вне зависимости от денежных средств был максимально комфортным и плодотворным, необходимо придерживаться нескольких поэтапных шагов. Для начала, нужно определиться со штатом сотрудников – сколько человек будет работать в компании и какие функции исполнять. Потом уже под это количество и ориентироваться. Также сразу необходимо для себя прозондировать помещение и решить, как тот или иной участок будет выполнять определенные функции и как его обустраивать. Прежде всего, это в дальнейшем поможет в расстановке мебели по офису. Обязательно нужно отвести место для офисной кухни – чтобы сотрудникам было удобнее и комфортнее работать, принося компании больше прибыли. Также саму мебель лучше расставлять так, чтобы каждый работник смог без затруднения отвлечься за чашечкой кофе и взглянуть в окно. Важно позаботиться об освещении офиса. Учеными доказано, что плохое освещение при длительном влиянии на личность развивает психоз, срывы и депрессии. Для того чтобы в офисе было достаточно светло, лучше всего заранее проконсультироваться со специалистами, привести их в помещение, где будет офис и получить хорошие рекомендации по расположению света. Конечно же, кроме освещения в офисе немаловажна цветовая гамма. От того, каким оттенком будут выкрашены стены и потолок, будут зависеть работа сотрудников и их межличностные отношения. К примеру, если владелец компании желает, чтобы сотрудники были больше ориентированы на рабочий процесс, помещение следует выкрасить в холодных тонах, таких, как голубой, бирюзовый, светло-зеленый и т.д. Также нейтральные тона будут способствовать эффективной работе сотрудников (белый, бежевый и т.д.). Если оборудовать офис в теплых тонах с яркими красками в коллективе будет царить дружба и теплая атмосфера, аура творчества и креативных идей. По мнению ведущих психологов, именно такое оформление помещения способствует росту компании, продуктивной дружней работе, и, конечно же, получению большой прибыли.

Выбор офисной мебели.

  Когда с оформлением офиса закончено, можно приступать к приобретению офисной мебели. Стоит заметить, что для каждого сотрудника лучше организовать свое рабочее место, где он будет максимально комфортно себя чувствовать, работать и приносить максимум пользы компании. Также сама мебель должна быть комфортной и удобной для сотрудников. Сидеть на твердых стульях с железной спинкой не всегда удобно. А вот вертящиеся стулья с колесиками, оббитые мягкой тканью смогут принести сотруднику гораздо больше удобств и пользы. Рабочий стол также должен быть удобным, то есть, не слишком маленьким. И, конечно же, он должен быть подстроен для установки компьютера и различной офисной техники. Кроме офисной кухни, как способа провести перерыв, в хорошем офисе должна быть уютная зона отдыха. Это может быть несколько диванов вокруг журнального столика рядом с кухней, куда можно будет прийти и отдохнуть за чашкой чая или кофе. Мебель должна быть мягкой, чтобы сотрудник чувствовал заботу компании и любил находиться в офисе.

Повышаем работоспособность за счет прозрачных стен.

  Каждый человек хотя бы раз смотрел фильм, в котором в офисе стены прозрачные и каждый друг у друга на виду. По мнению психологов, это способствует повышению работоспособности сотрудника, поэтому, если у компании есть денежные средства, можно организовать такой офис. Также для обеспечения большего комфорта сотрудников советуют установить в помещении помимо офисной техники кондиционер. Тогда зимой будет тепло и уютно наблюдать снегопад в перерыве за чашечкой кофе, а летом отлично прятаться от знойной летней жары.

На кухне.

  На кухне, где сотрудники будут обедать, необходимо установить холодильник, микроволновку, кофемолку, чайник. В таком случае у сотрудников не возникнет необходимости выходить далеко за пределы офиса обедать, что повышает комфортность.

Декорации.

  Когда все эти шаги предприняты, мебель уже стоит и ждет своих сотрудников, важно позаботиться о мелких декорациях. К примеру, на стены можно повесить неброские картины, на подоконники поставить цветы, на полы постелить коврики (особенно подойдут они в зоне отдыха).

Конечно же, комфорт сотрудников очень важен, но стоит помнить, что переусердствовав, работники только больше расслабятся. Хорошая Русская поговорка гласит: "все хорошо в меру".

Приложив немного усилий и пройдя все шаги можно организовать отличное рабочее место для сотрудников. Оборудовать офис вовсе не так трудно, как кажется на первый раз. А при помощи ценных специалистов можно сделать не только удобный офис с творческой атмосферой, но и создать компанию, которая станет успешной.