Как подготовиться к переезду офиса?

Как подготовиться к переезду офиса в Москве?

Подготовить грамотно офисное имущество для переезда весьма непростая задача. Даже у небольшой фирмы найдутся несколько единиц компьютерной техники и ценные бумаги. Цель любого руководителя организовать переезд офиса точно в срок и доставить все в сохранности. Кроме того, долгий переезд означает финансовые потери для фирмы. Но если подготовиться, он займет немного времени.

Этапы переезда

• Планирование. Откуда и куда будут перевозиться вещи? Сколько сотрудников в фирме? Каков тип предприятия? Какие именно грузы надо перевозить? Особенно стоит отметить нестандартные грузы: сейфы, банкоматы, серверные шкафы и т.д. Эти данные запросит наш специалист, чтобы спланировать переезд, предоставить подходящую машину, нужное число грузчиков и спецтехники, необходимый такелаж.

• Упаковка вещей. Нужно не только расфасовать вещи по коробкам, но также разобрать мебель, а потом промаркировать все упаковки. Указать, для какого кабинета предназначена каждая, что находится внутри, где находятся хрупкие предметы и т.д. Это ускорит разбор вещей на месте. Для погрузки негабаритных вещей потребуются специальный такелаж и профессиональная погрузка.

• Перевозка. Грузовой транспорт должен быть чистым или застеленным пленкой. Также для защиты мебели и хрупких вещей можно выстелить фургон прокладочным материалом.

• Разгрузка. Стоит заранее учесть условия нового места: сломанные лифты, трудности с парковкой, нехватка электричества (особенно в новых зданиях).

• Наведение порядка. В этом поможет маркировка на коробках. Можно быстро рассортировать и распаковать вещи.

Как подготовиться к переезду всем офисом

За месяц нужно предупредить владельца арендованного помещения, а также сотрудников фирмы о предстоящем переезде.

За две-три недели можно начать поиски перевозчика и грузчиков или мувинговой компании с комплексом услуг. Заказывать перевозку рекомендуется именно за несколько недель, чтобы быть уверенным в наличии свободной машины и персонала.

За неделю до переезда можно начинать упаковку. Упаковочный материал можно (коробки, полиэтиленовые пакеты) легко купить в магазинах. Рекомендуется запастись не только коробками и пленкой, но также скотчем и веревками: такие мелочи заканчиваются в неподходящий момент, а их остатки всегда могут пригодиться. Даже если упаковкой занимаются профессионалы, важные вещи и бумаги лучше собрать лично, чтобы точно знать, где что находится.

За два дня до переезда надо еще раз связаться с перевозчиком, уточнить время прибытия грузчиков и напомнить сотрудникам о переезде, чтобы все было готово точно в срок.
За день до переезда можно сделать опись: она поможет ничего не потерять.

Полезные советы

• Не используйте старую упаковку, в частности, коробки. Их дно слишком мягкое и может не выдержать нагрузку. Упаковывайте офисную технику по возможности в оригинальные коробки и пенопластовые блоки. Или используйте пузырчатую пленку и рассыпной пенопласт. Освободите ящики и шкафы от бумаг и вещей. Перевозите только пустую мебель. Желательно в разобранном виде, так нужно меньше места и сил на транспортировку. Предметы первейшей необходимости следует упаковать отдельно, чтобы сразу достать их на месте. Составьте план размещения на новом месте. Он поможет быстро рассортировать вещи. Схема пригодится также при прокладке сетей и телефонной связи. Ценные бумаги лучше перевозить самостоятельно. Даже самая профессиональная перевозка не застрахована от потери бумаг.

Источник: "Мувинг Сервис" - организация переездов.