Методические рекомендации по электронному документообороту в образовательных учреждениях

Электронный документооборот с другими лицами представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота.
Организатором такого электронного документооборота является Служба делопроизводства.

Участниками такого электронного документооборота являются лица с совместимыми техническими и программными возможностями.
Под взаимодействием информационных систем электронного документооборота понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота, в том числе:
а) направление и получение в электронной форме документов;
б) получение информации;
в) осуществление согласительных процедур в электронной форме.

При осуществлении электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями, содержащими общедоступную информацию.
Обмен электронными сообщениями при осуществлении электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники.

Электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.
Система электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе прохождения и рассмотрения электронных сообщений.
Информационная безопасность при осуществлении электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

К техническим мероприятиям относятся:
а) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;
б) обеспечение целостности обрабатываемых данных;
в) обеспечение антивирусной защиты информации.

К организационным мероприятиям относятся:
а) контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;
б) определение должностных лиц участников электронного документооборота и организатора электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;
в) установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;
г) установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;
д) организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников электронного документооборота, и технических средств этих узлов.